こんにちは、碧です。
現在、結婚披露宴の司会者として働いているけどスケジュール管理が大変。
ダブルブッキングしてしまう事がある。
なにかいいアイディアがないかなと悩んでいませんか？
本文では、下記の内容を説明します。
①披露宴司会者のスケジュール管理方法
②スケジュール管理方法として試した事
③ダブルブッキングしてしまった時の対処方法
目次
披露宴司会者のスケジュール管理方法
スケジュール帳を使う
オーソドックスですがスケジュール管理にはスケジュール帳を使用しています。
土日が連続になっているデザインで“大安”や“仏滅”などが書いてある六曜（ろくよう）付きの物。サイズはＢ６サイズを選んでいます。
※参考程度ですが
・結婚式場の名前
・通算何組目の司会進行か明記
・ご両家名
・ご披露宴スタート時間（午後２時～なら、１４時～と明記）
・担当プランナーさんの名前（男性か女性かも明記）
紙媒体のスケジュール帳は、軽さ・薄さ・見やすさで管理するのに丁度良いので、
婚礼司会を始めた頃からずっと使っています。
当然の事ですが、土日が連続になっているデザインであれば一目で予定を把握しやすいのでお勧めです。
六曜付きを選ぶ理由は
①繫忙期の予想が立つ
②話のきっかけとして使える
この２点が大きな理由です。
特に②の、話のきっかけとして使えると言うのは、例えば結婚式当日が“大安”で、曜日が土曜日。さらにお昼過ぎから披露宴スタートのお二人は、競争率の高い日時をかなり早めから抑えたのかな？と考えられます。
ですので、お打ち合わせの日に新郎新婦お二人へ「実際はどうだったのですか？」と質問する事ができて会話のネタにもなります。
逆に、“仏滅”の日を選んだお二人に対しては、六曜とかは気にしない。
誰かに反対されたとしても我が道を行くタイプ、ポリシーがある人たちなのかな？
混雑した日は避けたいのかな？など、考えたりもします。
さすがに“仏滅”を選んだ理由は聞きませんけどね！笑
最近では“大安”と“仏滅”しか記載のないスケジュール帳も増えた気がします。
“友引”も結婚式には良いと言われていますので、私は六曜が全部記載されたスケジュール帳を探して使用しています。
スケジュール帳のサイズはお好みですが、Ｂ６は大きすぎず書くのにも小さすぎない丁度いいサイズで私は愛用しています。
お店は文房具を販売している所ならどこでも良いですが、私はロフトや東急ハンズで良く買います。プラザにもキャラクター物の可愛いのがありますね。
一度お気に入りが見つかれば定員さんに取り寄せもお願いできるし、ネットで購入もできるので是非自分に合った物が見つかるまで探してください。
メール確認をこまめにする
携帯（スマホ）のメール画面でこまめにアップデートをしてください。
最近は友達との連絡はLINEアプリで取るのが殆どなので、メールを使う機会が減った事により、うっかり新規の決定連絡や重要メールを見落としている可能性があります。
また、企業のメールマガジンが多くて大事なメールが埋もれてしまう事もあります。
メール受信画面を開いて下方向に画面をずらし、こまめに最新アップデートをしてください。
また、受信画面で【検索】と言う場所があるので、そこに重要なメールがくる可能性のあるアドレスや登録している名前を入力すれば並び替えてくれます。
私は心配性なのでよくやりますが、たまに埋もれいてドキッとします。
留守番電話機能を付ける
携帯（スマホ）のオプション機能で留守番電話サービスを付ける。
所属事務所からの新規決定連絡はメールでくるとは限りません。
むしろ電話の方が多いと思います。そんな時、留守番電話機能が付いていれば事務所の方も早く伝える事ができるので便利ですよね。
メールで連絡をもらえば聞き間違いもなくて司会者としては楽ですが事務所の方も忙しいのでオプション料金を払ってでも付ける価値があると思います。是非試してみてください。
ただし注意が必要な事が一点だけあります。
留守番電話で『１４時スタート』と言われたのに、『４時』だと勘違いすること。本当は午後２時が正しいのに、スケジュール帳に４時と書いてしまってはダブルブッキングの恐れがあります。
そこがメールと違って怖い所ですが、せっかくの留守番電話機能なので何度も聞いて絶対に間違いの無い情報をスケジュール帳に明記してください。
勿論、聞き取り辛い時もあります。
不安があれば事務所の方に確認の電話をしてくださいね。
まずは自分の携帯（スマホ）の契約内容を確認して留守番電話サービスが付いていなかったらすぐに携帯電話ショップに行ってプランを追加してください。
披露宴の進行表と確認
今回は披露宴本番の日時についての話になりますが、新郎新婦お二人との打ち合わせの時に実際の披露宴の進行表と自分のスケジュール帳を照らし合わせて日時の最終確認をしてください。
なぜなら実際の披露宴の進行表は、９９％正しいからです。
お打ち合わせの時に進行表をもらえるので、もしもスケジュール帳と時間が違う場合があったらすぐにプランナーさんや事務所に確認してください。
プランナーさんも人間なので入力ミスがあるかも知れませんので、小さい事の様に感じますが日時はとっても大事な部分なので必ずチェックしましょう！
さらに言うと、披露宴の進行表が白紙のまま打ち合わせするケースも多くあります。
その場合司会者が全ての項目を手書きで記入するので、新郎新婦お二人に日時の確認をするのも手段の一つです。
例）：「日時の確認です。２０１９年１１月２３日、土曜日。１２時からチャペルでの挙式。ご披露宴は１３時スタートでお間違いないでしょうか？」
上記のように聞きながら記入していけば良いと思います。
万が一、時間が間違っていたらお二人が教えてくれます。
勿論、何度も言うようですが心配な時は必ずプランナーさんに確認してください。たまに、３０分早まったけど進行表の最新版には反映されていないとか、司会事務所ヘの連絡をし忘れていた。なんて事もありますので司会者自身がしつこいぐらい気を付けてくださいね。
前日確認メール・当日確認メールをする
お打ち合わせや結婚披露宴の、前日と当日には事務所に確認メールをしています。
自分と事務所、双方が確認するので安心できますね。
前日確認メールも当日確認メールも、朝起きたらすぐに送信する。
例）：明日は、ホテル〇〇で１４時から〇〇・〇〇ご両家様のご披露宴があります
上記の様に前日確認メールを送ると、それに対する事務所からの返信メールが届くという流れです。最初の頃は、メール送信を忘れがちですが慣れていくので問題ないです。
一方で、事務所側から翌日の詳細確認メールがくる場合もありますね。そのケースだと司会者が内容を確認して返信メールを送るという流れです。
どちらのパターンでも、二重確認ができるので安心しますね。
スケジュール管理方法として試した事
無地のマスキングテープを使用
貼ったり剥がしたりしやすいマスキングテープはお勧めです。
可愛い柄物はオシャレで良いですがスケジュール管理に使うのは無地のマスキングテープの上に仕事内容を書いて貼る！原始的ですがコレが結構使えます。
ナレーター業をしている時はイベント毎に案件メールが次々送られてきます。
ベテランのナレーターさんはクライアントさんから指名でお仕事が入ったりしますが、初心者の頃はエントリー →書類審査→ オーディション→仕事獲得！の流れが多いです（※書類審査で決まる場合もあります）。
まだ決定していない仕事をスケジュール帳に書いてしまっては、キレイにまとめるのも消すのも大変ですよね。
ですから同じ日程の同じイベントでも、違うクライアントさんの案件メールが届いたらまずはエントリーして書類審査などを受けます。
その時すぐマスキングテープでクライアントさん毎に色分けをしてスケジュール帳に貼っていくといいでしょう。
例）：
Ａ社は、透明マスキングテープ
Ｂ社は、薄黄マスキングテープ
色を決めたら、１０日（水）～１２日（金）の三日分の長さに切って
・クライアントさん名（Ａ社）
・仕事の内容（コーナーの前フリ後フリ、全８回、暗記無し）
・拘束時間（８時３０集合～１７時３０分終了予定）
・衣装（レンタル衣装）
・ギャラ（日給11000円＋交通費全額、お弁当なし）
など、簡単でもいいので分かる範囲を書いて貼る。
見事、仕事が決定したらテープを剥がしペンで清書。
残念ながら落ちてしまったらテープを剥がし捨てる・・・
ナレーターを始めた当初、テープはビッシリなのに最終的に全て剥がすことになりスケジュール真っ白という事も多かったです。
マスキングテープもロフトや東急ハンズでよく買います。
値段も安いし、一個買えばしばらく使えますから有難いですね。
フリクション使用
予定が変わる時に消すのが簡単なフリクションペンは便利でよく買います。
マスキングテープを使った理由とほぼ似ていますがスケジュール帳をよりキレイに使う為にフリクションペンは重宝しています。
黒、赤、青の三色使えるので婚礼司会のスケジュールを明記するのに最適です。
コストコで大容量が売っていたので買った事があります。全てに共通していますが、手軽にネットで購入できるので本当に嬉しいですね。
マネージャーをつける
スケジュール管理などを自分以外の人にお願いするのも手段にひとつです。
繰り返しになりますが、自分ひとりだと日時を勘違いする可能性もありますし事務所からの指摘があってからでは遅いです。
マネージャーが居てくれたら二重確認になります。それに、結婚式場名・日時・通算何組目かを管理してくれたら助かりますね。
例えば婚礼事務所に所属していないフリーの司会者さんは、家族や、気の知れた友人・恋人でもいいので誰かをマネージャーにするのもいいかも知れませんね。
ダブルブッキングしてしまった時の対処方法
事務所所属者は事務所に連絡
事務所所属の司会者さんは、まず先に事務所に連絡してください。
信頼が大切なので、１秒でも早く報告と相談が大事です。相談するとは言いましたが、私はスケジュールの中で婚礼司会が第一優先と思っているので、もしもダブルブッキングしてしまったら、もう一つの予定をキャンセルする方向ですすめると思います。
とにかく所属事務所に電話するメールではなく電話です。
焦ったとしても該当する結婚式場のプランナーさんにいきなり連絡しないように気を付けてください。
もしかしたら、調整が可能なケースがあるかも知れませんし、事務所の方が良い方法を考えてくれるかも知れません。まずは事務所にすぐ電話しましょう。
フリーの司会者さんは該当する結婚式場のプランナーさんにすぐ連絡ですね。
信頼を築くのは時間がかかりますが、壊すのは簡単です。
ダブルブッキングは絶対にしないよう心がけましょう。
ダブルブッキング発覚後の会場入りは早めに行く
婚礼司会を優先にできたと仮定して話しますが、迷惑をかけた会場には仕事の予定時間より少し早めに行き関係者の方々に謝りましょう。
人間だからダブルブッキングも仕方ないなんて甘い言葉は言われません。
気が重いですが、担当プランナーさんをはじめ婚礼チームの責任者の方にも迷惑をかけた事を謝りましょう。
ここからが信頼を積み上げる再スタートです！
新郎新婦へ謝罪が必要なら謝る
もしも新郎新婦お二人にお打合せの時間を変更してもらったと仮定して話します。
プランナーさんが事実を伝えたうえで、お二人に時間変更してもらった場合は誠心誠意謝りましょう。
婚礼司会者は第一印象が大切ですので、このスタートは最悪なパターンですが仕方ありません。お打合せから結婚披露宴の結びまでの仕事と誠意と心配りで挽回しましょう。
プランナーさんが事実を隠し、うまく時間調整してくれていたとしたらお二人に謝る必要はありませんので通常通りお打合せをスタートしてください。
事務所へ報告
お打合せが終了したら所属事務所にすぐ報告しましょう。
信頼が大切ですから報告は当然ですね。
それに、きっと心配してくれていると思います。
メールではなく、電話で報告してください。
何度も言いますが、ここからが信頼を積み上げる再スタートです！
ダブルブッキングは絶対にＮＧ！を忘れないようにスケジュール管理をしっかりしましょう。
この記事を書いている私は、
・ナレーター歴１２年
・内、結婚披露宴５００組以上
・ダブルブッキング経験ゼロ
・スケジュール管理に関するクレームゼロ
の為、参考になる事がひとつでもあれば嬉しいです